Event-ManagerIn

Berufsbeschreibung

Event-ManagerInnen planen und organisieren Großveranstaltungen im Sport-, Kultur- und Unterhaltungsbereich, wie zum Beispiel Konzerte, Festivals, Tourneen, Konferenzen, Messen und Tagungen, aber auch kleinere Veranstaltungen wie z. B. Unternehmensfeiern, Kundenveranstaltungen usw. Sie erstellen Programme, buchen Räume, versenden Einladungen und Ankündigungen, organisieren das notwendige Personal und betreuen die Gäste. Nach Ablauf der Veranstaltung rechnen sie die Kosten ab und kontrollieren das  Budget. Sie führen den Telefon-, E-Mail- und Schriftverkehr durch und versenden per E-Mail Einladungen,  Newsletter, Karten, Prospekte und Info-Broschüren. Je nach Aufgabenbereich arbeiten Event-ManagerInnen mit Fachkräften aus verschiedenen Bereichen zusammen, so etwa mit KünstlerInnen, MusikerInnen, JournalistInnen und Gastronomie- und Tourismusfachleuten.

Event-ManagerInnen arbeiten für unterschiedlichste Veranstaltungen in Management-Bereichen wie Planung, Finanzierung, Beschaffung, Personal,  Controlling etc. Sie sind ManagerInnen an der Schnittstelle zwischen AuftraggeberInnen, VeranstalterInnen und Agenturen. Ihr Aufgabenbereich ist äußerst umfangreich: Sie gestalten und konzipieren Programme, erstellen Netz- und Ablaufpläne, senden Einladungen aus, holen Angebote für Licht-, Bühnentechnik und Catering ein, organisieren Lasershows und Security-Dienste und koordinieren das notwendige Personal sowie die technische Ausstattung. Sie führen die Presse- und Werbearbeit durch und nehmen Buchungen und Reservierungen vor. Nach Ablauf einer Veranstaltung rechnen sie ab, kontrollieren die Kosten und besprechen das Event nach.

Nach Absprache mit ihren KundInnen konzipieren Event-ManagerInnen Veranstaltungen aller Art und führen sie durch. Dafür erstellen sie Ablauf- und Finanzierungskonzepte und suchen und überzeugen SponsorInnen. Sie arbeiten Präsentationsunterlagen aus und klären die rechtlichen Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel Sicherheitsvorschriften und Genehmigungen, ab. Sie informieren die  Medien über das Event und leiten Werbemaßnahmen, wie Werbespots, Inserate in Zeitungen, TV und Hörfunk ein. Sie kalkulieren und kontrollieren die Kosten und verhandeln Verträge mit KünstlerInnen, MusikerInnen und Vortragenden.

Event-ManagerInnen organisieren auch Kultur-, Freizeit- und Sportveranstaltungen im Tourismus. Im Tourismusbereich übernehmen Event-ManagerInnen auch die Aufgaben von Leisure- oder  Wellness ManagerInnen.

Event-ManagerInnen arbeiten mit Computern und Laptops. Zur effizienten Kommunikation verwenden sie Telefonanlagen, Mobiltelefone, eventuell auch Funkgeräte. Sie bedienen Drucker,  Scanner, Fax- und Kopiergeräte, führen Datenbanken, Listen, Protokolle, Journale und verwenden diverses Büromaterial wie Mappen und Ordner. Für ihre Präsentationen benutzen sie Flipcharts, Beamer und Videos.

Event-ManagerInnen arbeiten in Büroräumen, in Veranstaltungs-, Messe- und Konzerthallen, in diversen Ausstellungs-, Kongress- und Seminarräumlichkeiten und im Freien auf Veranstaltungsgeländen. Je nach Aufgabengebiet bzw. je nach Event arbeiten sie mit verschiedenen Fachkräften aus den Bereichen Tourismus, Gastronomie, Kultur,  Medien und  Marketing zusammen. Für technische Angelegenheiten stehen sie mit VeranstaltungstechnikerInnen (siehe Veranstaltungstechnik (Lehrberuf)) sowie mit LichttechnikerInnen und TontechnikerInnen in Kontakt.

Da Events häufig am Abend oder an Wochenenden stattfinden, sind Event-ManagerInnen auch dann im Einsatz, wenn andere Menschen frei haben und beispielsweise die Events besuchen, die von Event-ManagerInnen organisiert werden.

  • verschiedene kulturelle Groß- und Kleinveranstaltungen planen, organisieren und durchführen
  • Informationen  recherchieren und analysieren
  • mit AuftraggeberInnen besprechen
  • mit KünstlerInnen, MitarbeiterInnen, MedienvertreterInnen und SponsorInnen kommunizieren
  • Angebote einholen und vergleichen
  • Netz- und Ablaufpläne erstellen
  • Finanzierungskonzepte erstellen
  • Vorhaben budgetieren und durchführen
  • Einladungen aussenden,  Medien informieren, Werbemaßnahmen durchführen, Aufträge vergeben
  • Personal und den Programmablauf koordinieren
  • Schriftverkehr durchführen
  • Kosten kontrollieren, Nachbesprechung durchführen
  • Event-, Veranstaltungs- und Werbeagenturen
  • Kultur- und Sportorganisationen
  • Messe- und Kongressveranstalter
  • Tourismusbetriebe (Hotels, Thermen,  Wellness Resorts)
  • Theater, Opern- und Konzerthäuser
  • Museen und Galerien
  • Marketing großer Unternehmen

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Briefing Fundraising Incentive Events Public Marketing Public Relations (PR) Rider Sponsoring

Whatchado Video-Interviews: