FremdsprachensekretärIn

Berufsbeschreibung

FremdsprachensekretärInnen beherrschen eine oder mehrere Fremdsprachen in Wort und Schrift und führen klassische Sekretariatsarbeiten durch. In enger Zusammenarbeit mit Führungskräften verfassen sie nach Diktat oder Stichworten Geschäftsbriefe, schreiben selbstständig Routinebriefe, führen fremdsprachige Telefonate, planen und organisieren Dienstreisen usw. FremdsprachensekretärInnen arbeiten in Büroräumen an Computerarbeitsplätzen mit MitarbeiterInnen der verschiedenen Abteilungen zusammen. Sie kommunizieren persönlich, telefonisch und schriftlich mit KundInnen und GeschäftspartnerInnen im In- und Ausland.

FremdsprachensekretärInnen verfügen über gute Grundkenntnisse der Betriebswirtschaftslehre, der Führungsassistenz und Kenntnisse der fremden Alltagssprache, der wirtschaftlichen Fachsprache und nach Einarbeitung der branchenspezifischen Fachsprache. Sie berücksichtigen beim Verfassen von Geschäftsbriefen und weiterer  Korrespondenz die formalen Vorschriften und Gestaltungspraktiken, die in den jeweiligen Ländern der Zielsprache gelten.

FremdsprachensekretärInnen übersetzen fremdsprachige  Korrespondenz ins Deutsche. Sie besprechen die Beantwortung der  Korrespondenz und verfassen fremdsprachige Antwortbriefe nach Diktat oder Stichworten und erledigen Routinekorrespondenz selbstständig. In ihren Aufgabenbereich fallen auch die Bearbeitung fremdsprachiger Formulare und Vordrucke und das Ausstellen von Rechnungen in fremder Sprache.

FremdsprachensekretärInnen führen klassische Sekretariatsaufgaben, wie die Büroorganisation und -verwaltung durch. Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post, koordinieren Termine, planen und organisieren Dienstreisen und überwachen Fristen. Sie führen fremdsprachige Telefonate, korrespondieren via E-Mail und Fax und nehmen an fremdsprachigen Telefon- und Videokonferenzen teil. Schließlich schreiben sie Berichte über den Verlauf von Verhandlungen. FremdsprachensekretärInnen sorgen für den reibungslosen Ablauf von Konferenzen und Besprechungen, betreuen ausländische Gäste und dolmetschen bei Gesprächen.

FremdsprachensekretärInnen arbeiten mit Computern und unterschiedlicher  Software (Computerprogramme). Sie bedienen diverse Peripheriegeräte (z. B. Drucker und  Scanner) und Bürokommunikationsgeräte (Telefon, Fax, Diktiergeräte usw.). FremdsprachenkorrespondentInnen verwenden elektronische Nachschlagewerke und Wörterbücher, verfassen Protokolle, Briefe und andere Texte und hantieren mit Formularen, Vordrucken und Ablagesystemen.

FremdsprachensekretärInnen arbeiten großteils in Büroräumen, die mit modernen Informations- und Kommunikationsmitteln ausgestattetet sind an Computerarbeitsplätzen. Sie arbeiten mit anderen Bürokräften und weiteren MitarbeiterInnen aus verschiedenen Abteilungen der Unternehmen zusammen. Sie kommunizieren persönlich, telefonisch und schriftlich mit KundInnen und GeschäftspartnerInnen im In- und Ausland.

  • fremdsprachige  Korrespondenz ins Deutsche übersetzen
  • Beantwortung der  Korrespondenz mit dem/der Zuständigen besprechen, fremdsprachige Antwortbriefe nach Diktat oder Stichworten verfassen
  • selbstständig Routinekorrespondenz erledigen
  • fremdsprachige Formulare und Vordrucke bearbeiten, Rechnungen in fremder Sprache ausstellen
  • durchführen von Sekretariatsarbeiten: Büroorganisation und -verwaltung durchführen, ein- und ausgehende Post bearbeiten, Termine koordinieren, Fristen usw. überwachen
  • fremdsprachige Telefonate führen, via E-Mail oder Fax korrespondieren, an fremdsprachigen Telefon- und Videokonferenzen teilnehmen
  • Berichte über den Verlauf von Verhandlungen schreiben
  • Dienstreisen planen und organisieren, ausländische Gäste betreuen, bei Gesprächen dolmetschen
  • Gewerbe- und Industriebetriebe
  • Banken, Versicherungen, Handel und andere Dienstleistungsbetriebe
  • Öffentlicher Dienst

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration Briefing Stenographie