Bürogehilfe/Bürogehilfin

Berufsbeschreibung

Bürogehilfinnen und -gehilfen führen alle leichteren Büro-, Sekretariats- und Routinearbeiten (regelmäßig wiederkehrende Arbeiten) im Verwaltungs- und Organisationsbereich durch. Sie sind im Umgang mit IT und Internet geübt. Je nach Arbeitsbereich sind sie im Einkauf, in der Buchhaltung, im Versand, dem Personalbüro, der Lagerhaltung oder dem Sekretariat tätig. Dieser Beruf ist in allen Branchen vertreten, d. h. BürogehilfInnen arbeiten in Betrieben des Handels, der Industrie, des Handwerks oder im Dienstleistungssektor. Je nach Art und Größe des Betriebes arbeiten sie im Team mit ihren KollegInnen und mit MitarbeiterInnen anderer Abteilungen.

BürogehilfInnen sind die AssistentInnen von Büroangestellten und Bürokaufleuten. Sie arbeiten je nach Größe des Unternehmens (Klein-, Mittel- oder Großbetrieb) in einer oder in mehreren Abteilungen. Sie können im Sekretariat (Office), im Einkauf und in der Lagerhaltung, im Verkauf und der Versand-Abteilung, im Personal- und Lohnbüro, in der Buchhaltung und Kostenrechnung, in den Bereichen Finanzen,  Controlling etc. tätig sein.

Durch die Möglichkeiten elektronischer Datenerfassung, Datenspeicherung und Datenverarbeitung können viele Routinearbeiten in den genannten Bereichen unter Anwendung von EDV-Anlagen teil- bzw. vollautomatisch durchgeführt werden. Soweit diese noch nicht automatisiert sind, erledigen BürogehilfInnen vielfach einfache Routinearbeiten am Computer, wie z. B. Dateneingabe. Außerdem sind sie für Ablage- und Sortierarbeiten verantwortlich und erledigen mitunter auch Botengänge.

siehe auch Bürokaufmann/-frau (Lehrberuf) oder Büroangestellter/Büroangestellte

BürogehilfInnen arbeiten mit Computern und betrieblichen Bürosoftware-Programmen, aber auch mit spezialisierten Anwendungen etwa in der Buchhaltung. Außerdem betreuen sie das betriebliche  Archiv-, Organisations- und Ablagesystemen. Sie bedienen Telefonanlagen, Faxgeräte und Kopierer und verwenden Ordner, Mappen, Listen, Journale, Betriebsbücher und diverses Büromaterial.

BürogehilfInnen arbeiten im Team mit den MitarbeiterInnen des Büros (Office) und anderen betrieblichen Bereichen. Ihre Aufgaben erledigen sie meist auf Weisung von Büroangestellten oder Bürokaufleuten, siehe Büroangestellter/Büroangestellte, Bürokaufmann/-frau (Lehrberuf). Weiters haben sie je nach Aufgabenbereich auch Kontakt zu Kundinnen und Kunden und Lieferanten.

  • bei der Büroorganisation mithelfen
  • beim Schriftverkehr unter Anwendung der elektronischen Datenverarbeitung mithelfen
  • bei Buchhaltung und Kostenrechnung mithelfen
  • Botengänge erledigen
  • Lagerbestände kontrollieren, eingehende Waren prüfen,  Inventur zu Jahresende durchführen
  • bei Bearbeitung von Aufträgen und Rechnungen mithelfen
  • computergestützte Informationsverarbeitung, Dateneingabe
  • Klein-, Mittel- und Großbetriebe des Handels, des Gewerbes und der Industrie
  • Dienstleistungsunternehmen wie Banken, Versicherungen etc.
  • Öffentliche Verwaltung (Bund, Länder und Gemeinden)

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration Stenographie