Büroangestellter/Büroangestellte

Berufsbeschreibung

Die Berufsbezeichnung Büroangestellte umfasst alle Personen, die als kaufmännische MitarbeiterInnen in einem Betrieb beschäftigt sind und eine entsprechende kaufmännische Ausbildung haben. Ihr Aufgabengebiet ist je nach Bereich unterschiedlich (z. B. Verwaltung, innerbetriebliche Organisation, Buchhaltung, Lohnverrechnung). Sie führen die  Korrespondenz (Briefe schreiben, E-Mails versenden) und bedienen Telefone und andere Kommunikationssysteme. Büroangestellte arbeiten hauptsächlich an Computern. Dieser Beruf ist in allen Branchen vertreten, d. h. Büroangestellte arbeiten in Betrieben des Handels, der Industrie, des Handwerks oder im Dienstleistungssektor. Sie haben meist mit fast allen MitarbeiterInnen des Unternehmens Kontakt.

Büroangestellte arbeiten als AssistentInnen oder eigenständige SachbearbeiterInnen in allen kaufmännischen Bereichen von Unternehmen. Sie übernehmen in den Betrieben allgemeine, organisatorische und verwaltungstechnische Aufgaben. Je nach Größe des Betriebes, Vorkenntnissen und Ausbildung der Büroangestellten arbeiten sie in einem oder mehreren Bereichen des Unternehmens.

Als AssistentInnen der Geschäftsleitung übernehmen sie zumeist vorbereitende Arbeiten für die AbteilungsleiterInnen und ManagerInnen, mit denen sie zusammenarbeiten. Sie erstellen beispielsweise Berichte oder bereiten Präsentationen vor, koordinieren Meetings und übernehmen eigenverantwortliche Arbeiten in kleinerem Umfang.

Als SachbearbeiterInnen arbeiten sie eigenverantwortlich in den verschiedenen Teilbereichen des Unternehmens wie z. B. Einkauf und Verkauf, Lagerhaltung und Bestellwesen, in den Bereichen  Betriebliches Rechnungswesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalentwicklung,  Marketing und  Werbung.

Büroangestellte in den genannten kaufmännischen Bereichen müssen sich auch mit aktuellen betriebswirtschaftlichen, technischen und gesellschaftlichen Entwicklungen wie verstärkte KundInnenorientierung (Customer-Relationship-Management), Qualitäts-Management, Informations-Management, Teamarbeit und Projekt-Management oder anwendungsorientierte Nutzung der modernen Informations- und Kommunikationstechniken beschäftigen.

Durch die Möglichkeiten elektronischer Datenerfassung, Datenspeicherung und Datenverarbeitung können viele Routinearbeiten der Büroangestellten, vor allem der Schriftverkehr, unter Anwendung von EDV-Anlagen teil- bzw. vollautomatisch durchgeführt werden. Büroangestellte müssen mit diesen Anwendungen selbstständig umgehen können. Sie arbeiten mit Bürosoftware, speziellen betrieblichen Anwendungsprogrammen, verwenden Datenbanken, elektronische Verzeichnisse und  recherchieren im Internet. Außerdem verwenden sie diverses Büromaterial.

Büroangestellte arbeiten im Team mit MitarbeiterInnen aus den verschiedenen betrieblichen Bereichen des Büros (Office) bzw. des gesamten Betriebes. Ihre Aufgaben erledigen sie sowohl eigenständig als auch gemeinsam mit BerufskollegInnen. Je nach Aufgabenbereich haben sie Kontakt zu Kundinnen und Kunden sowie Lieferanten.

  • Büroorganisation: Ablage- und Ordnungssysteme planen und organisieren
  • Schriftverkehr unter Anwendung der elektronischen Datenverarbeitung durchführen
  • Buchhaltung und Kostenrechnung vorbereiten
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung (Personalverrechnung) vorbereiten
  • Bestellungen durchführen, Lagerbestände kontrollieren, eingehende Waren prüfen,  Inventur zum Jahresende (Lagerhaltung) durchführen
  • Auftrags- und Rechnungsbearbeitung (Auftragsannahme)
  • Zahlungseingänge überwachen und erforderliche Mahnverfahren einleiten (Kunden- und Mahnwesen)
  • Telefonate entgegennehmen, Termine einteilen und koordinieren
  • mit Kundinnen und Kunden und Lieferanten kommunizieren
  • Dateneingabe und computergestützte Informationsverarbeitung
  • Klein-, Mittel- und Großbetriebe des Handels, des Gewerbes und der Industrie
  • Dienstleistungsunternehmen wie Banken, Versicherungen etc.
  • Öffentliche Verwaltung (Bund, Länder und Gemeinden)

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Betriebliches Rechnungswesen Bonität Briefing Customer Relationship Management Debitoren Protokoll

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