BotschaftssektretärIn

Berufsbeschreibung

Der Aufgabenbereich von BotschaftssekretärInnen umfasst die Abwicklung und Verwaltung des internationalen Telefon- und Schriftverkehrs einer Botschaft. Diese Tätigkeiten werden in mindestens einer, häufig jedoch in mehreren Fremdsprachen durchgeführt (z. B. Englisch und Französisch). Weiters geben BotschaftssekretärInnen Auskunft, beantworten Anfragen und verbinden Telefongespräche weiter. Für ihre Vorgesetzten ( BotschafterInnen, DiplomatInnen) koordinieren und vereinbaren sie Termine und Tagesabläufe und treffen die nötigen Reisevorbereitungen (Buchung von Hotels, Flugtickets etc.) zu Verhandlungen oder Konferenzen.

BotschaftssekretärInnen führen klassische Sekretariatsaufgaben, wie z. B. Büroorganisation und -verwaltung durch (siehe dazu auch SekretärIn). Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post, koordinieren Termine oder planen und organisieren Dienstreisen. Sie führen den Telefon- und Schriftverkehr durch und korrespondieren via E-Mail oder Fax. Weiters schreiben sie Berichte und Protokolle über diplomatische Gespräche, Verhandlungen und Tagungen.

BotschaftssekretärInnen beherrschen mindestens eine, in der Regel jedoch zwei oder mehrere Fremdsprachen in Wort und Schrift. Bei ihrer Arbeit verwenden sie Wörterbücher und Nachschlagewerke in gedruckter oder elektronischer Form. Sie übersetzen fremdsprachige  Korrespondenz und verfassen fremdsprachige Antwortbriefe nach Diktat oder Stichworten. In ihren Aufgabenbereich fällt weiters die Bearbeitung fremdsprachiger Dokumente und Formulare (z. B. Bearbeitung von Visa und Einreisegenehmigungen). Sie geben in verschiedenen Sprachen Auskunft und Information. BotschaftssekretärInnen arbeiten eng mit ihren Vorgesetzten (BotschafterInnen, DiplomatInnen) zusammen, für die sie Termine koordinieren, Gespräche protokollieren und diverse Reisevorbereitungen zu Verhandlungen oder Tagungen treffen.

Siehe auch die Berufe:

BotschaftssekretärInnen arbeiten vorwiegend mit modernen Bürogeräten (EDV, Telefon, Kopierer, Fax usw.). Sie führen Terminplaner und Ablagesysteme bzw. Ordner, erstellen Protokolle, stellen Reiseunterlagen und -dokumente zusammen und verwenden bei Übersetzungstätigkeiten gedruckte oder elektronische Wörterbücher.

BotschaftssekretärInnen arbeiten in Büroräumen mit anderen Bürokräften und MitarbeiterInnen von Botschaften zusammen (z. B. DolmetscherIn, ÜbersetzerIn) und stehen in engem Kontakt zu ihren Vorgesetzten (siehe BotschafterIn, DiplomatIn).

BotschaftssekretärInnen kommen an diplomatischen Vertretungen in verschiedenen Ländern zum Einsatz und müssen deshalb flexibel und reisebereit sein.

  • allgemeine Sekretariatsarbeiten, wie Büroorganisation und -verwaltung durchführen
  • ein- und ausgehende Post bearbeiten, Termine koordinieren
  • Antwortbriefe nach Diktat oder Stichworten verfassen
  • fremdsprachige Dokumente bearbeiten
  • fremdsprachige Telefonate führen, Auskünfte erteilen, via E-Mail oder Fax korrespondieren
  • Berichte und Protokolle über den Verlauf von Gesprächen und Verhandlungen verfassen
  • Dienstreisen planen und organisieren, ausländische Gäste betreuen
  • Botschaften der Republik Österreich im Ausland
  • Internationale Institutionen der Republik Österreich im In- und Ausland

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Etat Global Sourcing

Whatchado Video-Interviews: