TeamassistentIn

Berufsbeschreibung

Teamassistentinnen und -assistenten sind vor allem organisatorisch und arbeitsvorbereitend in unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens tätig. Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf von Routinetätigkeiten innerhalb ihrer Abteilung und unterstützen Team-, Abteilungs- und BereichsleiterInnen und ihre Kolleginnen in deren Aufgabengebieten. Dabei erledigen sie administrative, organisatorische Tätigkeiten ebenso wie bereichsspezifische inhaltliche Arbeiten. In ihren Aufgabenbereichen haben Teamassistentinnen und -assistenten oft einen hohen Grad an Eigenverantwortung und Selbständigkeit.

Sie arbeiten in verschiedenen Industrie-, Handels-, und Dienstleistungsunternehmen sowie bei öffentlichen Organisationen und Institutionen. Sie arbeiten eigenständig, aber auch im Team mit KollegInnen aus den verschiedensten Unternehmensbereichen und stehen in engem Austausch mit ihren Vorgesetzten.

Teamassistentinnen und -assistenten unterstützen Team-, Abteilungs- und BereichsleiterInnen in ihren Aufgabengebieten und sind in Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche beschäftigt. Sie organisieren den reibungslosen Ablauf der Abteilung und erledigen administrative, organisatorische Tätigkeiten ebenso wie bereichsspezifische inhaltliche Arbeiten.

Zu den administrativen/organisatorischen Aufgaben von Teamassistentinnen und -assistenten gehören die Organisation und Koordination von Besprechungen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen. Sie bereiten Meetings organisatorisch und inhaltlich vor, sorgen z. B. dafür, dass alle Unterlagen und Materialien in ausreichender Zahl vorhanden sind und das technische Equipment funktioniert. Sie betreuen Geschäftspartner und TeilnehmerInnen während der Meetings, führen das  Protokoll und fassen die Ergebnisse zusammen.
Teamassistentinnen und -assistenten führen die interne und externe  Korrespondenz, verwalten E-Mails und leiten diese an die jeweiligen Empfänger weiter, erstellen Präsentationen und Übersichten, kümmern sich um Spesen- und Reiseabrechnungen, erledigen die monatliche Honorarverrechnung, erstellen Mahnungen, verwalten Termine, führen die laufende Ablage und kümmern sich um die allgemeine Aktenpflege.

Die inhaltlichen Tätigkeiten sind je nach Branche weit gefächert und reichen von einfachen Assistenzarbeiten bis hin zur weitgehend selbstständigen Bearbeitung von Aufgabenbereichen. Zu typischen Aufgaben zählen vorbereitende Arbeiten für das Management und die Abteilungsleitung wie das Erstellen von Berichten und Präsentationen, das Vorbereiten von Verträgen und Schriftstücken oder das Erfassen von Daten (z. B. Kunden- und Lieferantendaten). Sie unterstützen ihre Vorgesetzten im unternehmensinternen Reporting durch die Vorbereitung von Auswertungen und Analysen und Berechnung von Kennzahlen. Das eigenverantwortliche Betreuen von MitarbeiterInnen, die Unterstützung bei der Mitarbeiterführung und Personalauswahl kann ebenso zu ihrem Tätigkeitsbereich gehören, wie die Mitarbeit bei Marketingaktivitäten oder im  Rechnungswesen und Bereichscontrolling.

Oft stellt dieser Beruf den ersten Schritt für eine langfristige Karriere in leitender Funktion in allen wirtschaftlichen und kaufmännischen Bereichen eines Unternehmens dar.

TeamassistentInnen arbeiten mit Computern, Laptops, Tablets, Officeprogammen, Datenbanken, Netzwerken und Planungs-, Kalkulations- und Präsentationssoftware. Sie führen betriebliche Unterlagen wie Besprechungs- und Sitzungsprotokolle, Akten, Projekt- und Reiseunterlagen, Unterschriftenmappen und Verträge sowie KundInnen-, GeschäftspartnerInnen- und LieferantInnenkarteien und Terminkalender.

Sie verwenden Bürogeräte wie Kopierer, Drucker,  Scanner und Fax sowie Präsentationsgeräte wie z. B. Videobeamer und Kommunikationsmittel wie Telefon, Mobiltelefon Fax, E-Mail und Internet.

TeamassistentInnen arbeiten vorwiegend in modernen Büros an gut ausgestatteten Computerarbeitsplätzen. Sie halten sich aber auch häufig in Konferenz- und Besprechungszimmern und fallweise in anderen betrieblichen Abteilungen auf und nehmen an Geschäftsreisen teil.

Sie arbeiten eigenständig und gemeinsam mit ihren Vorgesetzten sowie im Austausch mit MitarbeiterInnen verschiedener Abteilungen, siehe z. B.: ManagerIn, BetriebswirtIn, ProduktionsleiterIn, SekretärIn, Büroangestellter/Büroangestellte, ControllerIn oder PersonalentwicklerIn. TeamassistentInnen haben auch Kontakt mit verschiedenen Behörden (z. B. Finanzamt).

  • Vorgesetzte unterstützen, mitunter auch vertreten, von Routineaufgaben entlasten
  • Telefonate führen, Schriftverkehr abwickeln, je nach Unternehmen auch fremdsprachig
  • Briefe, Verträge und andere Dokumente nach Stichworten, schriftlicher Vorlage oder Diktat erstellen
  • Termine und Tagesabläufe für die Vorgesetzten einteilen und koordinieren
  • Dienstreisen planen und organisieren
  • tägliche Geschäftskorrespondenz erledigen
  • Spesen- und Reisekostenabrechnungen durchführen
  • Rechnungen erstellen und prüfen
  • Besprechungen, Meetings, Veranstaltungen (Tagungen, Konferenzen) planen, organisieren und vorbereiten
  • Team bei der Projektabwicklung unterstützen
  • Veranstaltungen organisieren
  • Präsentationsunterlagen erstellen
  • Qualitätsprüfung und Qualitätssicherung
  • an Besprechungen und Verhandlungen teilnehmen, Notizen aufnehmen, Sitzungs-Protokolle erstellen
  • betriebswirtschaftliche Daten, Kennzahlen und Statistiken sammeln und auswerten
  • Konzepte für Verträge und Angebote erarbeiten und vorlegen
  • im Bereich Personalwesen mitwirken und bei der Personalauswahl und -einstellung assistieren
  • Kontakte zu LieferantInnen, KundInnen, GeschäftspartnerInnen, Kreditinstituten und Behörden pflegen
  • Datenbanken, Betriebsbücher, Terminkalender, Personal-, Dienst- und Urlaubslisten führen
  • mittlere und große Betriebe aller Branchen: Industrie-, Handels-, und Dienstleistungsunternehmen
  • Forschungseinrichtungen
  • öffentliche Organisationen und Institutionen

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Bilanz Cash-Flow Controlling Human Resources Protokoll Public Relations (PR) Qualitätsmanagement

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