ProzessmanagerIn

Andere Bezeichnung(en): Process Analyst (m./w.)

 

Berufsbeschreibung

In großen Unternehmen und anderen Organisationen existieren meist eine Vielzahl komplexer Abläufe und Prozesse, deren Effizienz, Effektivität und Konformität sich maßgeblich auf den Unternehmenserfolg auswirken. ProzessmanagerInnen erfassen, analysieren und beschreiben diese Prozesse und sind in der Lage, Verbesserungspotenziale zu erkennen. Sie identifizieren sowohl Fehlverläufe als auch Schwachstellen und wenden standardisierte und individuelle Methoden und Instrumente zur Prozessoptimierung an. ProzessmanagerInnen sind meist für größere Unternehmen aller Branchen und für Unternehmensberatungen tätig. Dort haben sie Kontakt zu den MitarbeiterInnen verschiedener Abteilungen sowie zur Unternehmensführung.

In Unternehmen und anderen Organisationen existieren meist eine Vielzahl komplexer Abläufe und Prozesse, deren Effizienz, Effektivität und Konformität sich maßgeblich auf den Unternehmenserfolg auswirken. ProzessmanagerInnen analysieren diese Prozesse und sind in der Lage, Verbesserungspotenziale zu erkennen. Sie identifizieren sowohl Fehlverläufe als auch Schwachstellen und wenden bestehende Methoden und Instrumente zur Prozessoptimierung an. Darüber hinaus entwickeln sie eigene Konzepte zur Prozessoptimierung.

Dazu kennen und verstehen ProzessmanagerInnen die Prozesse, für die sie verantwortlich sind. Sie entwickeln geeignete Kennzahlensysteme (z. B. Balanced  Scorecard), dokumentieren den Ist-Zustand und stellen Kosten-Nutzen-Analysen an. Damit sind sie in der Lage, Ziele (z. B. Umsatz, Gewinn, Kundenzufriedenheit) zu formulieren und können feststellen, ob diese auch erreicht werden. Bemerken sie dabei Schwachstellen, erarbeiten sie gemeinsam mit der Unternehmensführung und/oder den betroffenen MitarbeiterInnen Verbesserungskonzepte. Tests (wie z. B. Prozesssimulationen) dienen als Entscheidungshilfe für die ProzessmanagerInnen.

Im weiteren Verlauf tragen die ProzessmanagerInnen auch die Verantwortung dafür, dass die definierten und kommunizierten Prozesse und Standards eingeführt und eingehalten werden. Daher begleiten und überwachen sie die Umsetzung der Veränderungen. Außerdem motivieren sie die involvierten MitarbeiterInnen und setzen geeignete Maßnahmen, damit die MitarbeiterInnen die Veränderungen mittragen. Daraus gewinnen sie wieder neue Erkenntnisse, die sie in die weitere Planung und Optimierung einfließen lassen.

ProzessmanagerInnen arbeiten mit Computern, Laptops und Tablets, die mit spezieller betrieblicher  Software ausgestattet sind. Sie hantieren mit Fax- und Kopiergeräten, Scannern und Druckern. Bei Präsentationen verwenden sie Präsentationssoftware, Beamer und Flipcharts. Sie verwenden außerdem wirtschaftliche Berichte und Studien, Kennzahlen, Ablaufdiagramme und Memos und andere betriebliche Unterlagen.

ProzessmanagerInnen arbeiten in den unterschiedlichsten Bereichen und Abteilungen (z. B. Entwicklung, Beschaffung, Vertrieb, Produktion, IT). Sie arbeiten in modern ausgestatteten Büros, aber auch direkt in den in die Prozesse involvierten Abteilungen. Sind sie für eine Unternehmensberatung oder selbstständig tätig, arbeiten sie meist direkt bei ihren Kundinnen und Kunden. Dabei haben sie Kontakt zu ihren BerufskollegInnen, MitarbeiterInnen aus verschiedenen Abteilungen (siehe z. B. ControllerIn, LogistikerIn, VertriebswirtIn) sowie zur Unternehmensführung (siehe z. B. ManagerIn, AbteilungsleiterIn, GeschäftsführerIn).

  • Prozessziele planen und festlegen
  • geeignete Kennzahlen, Messgrößen, Messsysteme einführen (z. B. Balanced  Scorecard)
  • betriebliche Prozesse systematisch untersuchen, beschreiben und Schwachstellen identifizieren
  • Maßnahmen zur Verbesserung entwickeln und umsetzten, veränderte Prozesse dokumentieren und  evaluieren
  • MitarbeiterInnen in den Prozess einweisen und motivieren
  • die Einhaltung der Prozesse überwachen bzw. sicherstellen, bei Problemen eingreifen
  • regelmäßig an die Unternehmensleitung berichten
  • Prozess-Benchmarking durchführen
  • große Unternehmen aller Branchen
  • Unternehmensberatungen

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Betriebsblindheit Change Management Operations Research Qualitätsmanagement Scorecard Total Quality Management (TQM) Workflow Workflow-Management Zertifizierung

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