ManagementassistentIn

Andere Bezeichnung(en): AssistentIn der Geschäftsführung, VorstandsassistentIn

 

Berufsbeschreibung

ManagementassistentInnen unterstützen die Geschäftsleitung ( ManagerInnen, GeschäftsführerInnen, DirektorInnen) bei ihren Aufgaben und nehmen ihnen insbesondere Routinearbeiten, aber auch einzelne abgrenzbare Projekte ab. In vielen betrieblichen Organisations- und Entscheidungsprozessen sind sie die "rechte Hand" der ManagerInnen. Sie teilen Tagesabläufe und Termine ein, bereiten Besprechungen, Sitzungen und Verhandlung vor, bereiten Unterlagen auf, verschriftlichen Gesprächsnotizen, Sitzungsprotokolle und Memos, organisieren Dienstreisen ihrer Vorgesetzten, auf denen sie diese mitunter auch begleiten. ManagementassistentInnen arbeiten in den unterschiedlichsten Industrie-, Handels-, und Dienstleistungsunternehmen sowie bei öffentlichen Organisationen und Institutionen. Sie arbeiten eigenständig, aber auch im Team mit KollegInnen aus den verschiedensten Unternehmensbereichen und stehen in engem Austausch mit ihren Vorgesetzten.

ManagementassistentInnen entlasten die Geschäftsleitung von Routinearbeiten und unterstützen sie bei Planungs-, Organisations- und Entscheidungsprozessen. Sie assistieren bei der Zeit- und Terminplanung sowie bei der Personalbeschaffung und Personalführung. Sie führen den Telefon-, E-Mail- und Schriftverkehr durch, bereiten aus Sitzungsprotokolle und Gesprächs-Notizen Unterlagen für ihre Vorgesetzten vor.

Sie werten die im Management zusammen laufenden betriebswirtschaftlichen Daten und Kennzahlen aus, sammeln weitere externe Daten, wie z. B. Markt- und Wirtschaftsanalysen, Konjunkturdaten etc. und stellen auf diese Weise Entscheidungsgrundlagen für ihre Vorgesetzten zusammen. Je nach Qualifikation und Kompetenz vertreten sie ihre Vorgesetzten auch z. B. bei Besprechungen, auf Tagungen, Konferenzen und Dienstreisen.

ManagementassistentInnen haben als "rechte Hand" der Geschäftsleitung mit vielerlei betrieblichen Organisations- und Entscheidungsprozessen zu tun. Sie beschaffen z. B. aus den verschiedenen Abteilungen Informationen und Daten, die für die Vorbereitung, Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen (z. B. Produktionsplanung, Investitionsentscheidungen) benötigt werden. Dazu werten sie betriebliche Daten und Kennzahlen aus Buchhaltung und  Controlling aus. Weiters assistieren sie bei Führungsaufgaben im Personalwesen ( Human Resources Management). In diesem Zusammenhang wirken sie z. B. bei der Personalsuche- und -aufnahme mit, treffen Vorselektionen und teilen Termine für Bewerbungsgespräche ein.

Ein wichtiger Aufgabenbereich von ManagementassistentInnen betrifft die Kontaktpflege zu Kundinnen/Kunden, GeschäftspartnerInnen und LieferantInnen. Sie empfangen und betreuen BesucherInnen, führen mit ihnen Gespräche und bereiten Sitzungen und Verhandlungen vor. ManagementassistentInnen arbeiten eigenständig sowie im Austausch mit dem Sekretariat und den betrieblichen Abteilungen. Vor allem arbeiten sie eng mit ihren Vorgesetzten zusammen.

ManagementassistentInnen arbeiten mit Computern, Laptops und betrieblichen Officeprogammen, mit Datenbanken, Netzwerken und Planungs-, Kalkulations-, Steuerungs- und Präsentationssoftware. Sie führen betriebliche Unterlagen wie Besprechungs- und Sitzungsprotokolle, Projekt- und Reiseunterlagen, Unterschriftenmappen und Verträge sowie Datenbanken über Kundinnen/Kunden, GeschäftspartnerInnen und LieferantInnen, Terminkalender usw.
Sie arbeiten mit Bilanzen, Geschäftsberichten, Daten und Statistiken, Präsentationsunterlagen, Infobroschüren und Musterkatalogen. Sie verwenden Bürogeräte wie Kopierer, Drucker,  Scanner und Fax sowie Präsentationsgeräte wie z. B. Beamer und Kommunikationsmittel wie Telefon, Fax, E-Mail und Internet.

ManagementassistentInnen arbeiten vorwiegend in Büros an modern ausgestatteten Computerarbeitsplätzen. Häufig halten sie sich aber auch in Konferenz- und Besprechungszimmern und fallweise in Lagerräumen, Werk- und Produktionshallen und anderen betrieblichen Abteilungen auf. Im Außendienst arbeiten sie auf Messen, Tagungen und Konferenzen, begleiten ihre Vorgesetzte auf Dienstreisen oder besuchen Kundinnen/Kunden vor Ort. Sie arbeiten eigenständig und gemeinsam mit ihren Vorgesetzten sowie im Austausch mit MitarbeiterInnen verschiedener Abteilungen, siehe z. B.: ManagerIn, BetriebswirtIn, ProduktionsleiterIn, SekretärIn, Büroangestellter/Büroangestellte, ControllerIn oder PersonalentwicklerIn. ManagementassistentInnen haben u. a. Kontakt zu GeschäftspartnerInnen, Kreditinstituten und Behörden.

  • Vorgesetzte unterstützen, mitunter auch vertreten, von Routineaufgaben entlasten
  • Telefonate führen, Schriftverkehr abwickeln, je nach Unternehmen auch fremdsprachig
  • Briefe, Verträge und andere Dokumente nach Stichworten, schriftlicher Vorlage oder Diktat erstellen
  • Termine und Tagesabläufe für die Vorgesetzten einteilen und koordinieren
  • Dienstreisen planen und organisieren
  • GeschäftspartnerInnen und andere BesucherInnen empfangen und betreuen, Catering planen und arrangieren
  • Sitzungen, Tagungen, Konferenzen und Besprechungen vorbereiten
  • an Besprechungen und Verhandlungen teilnehmen, Notizen aufnehmen, Sitzungs-Protokolle erstellen
  • betriebswirtschaftliche Daten, Kennzahlen und Statistiken sammeln und auswerten
  • daraus Entscheidungsgrundlagen erarbeiten und bereitstellen
  • Soll-Ist-Vergleiche vornehmen, Einhaltung betrieblicher Kennzahlen (z. B. Produktions- und Umsatzzahlen) beobachten, betriebliches  Controlling durchführen
  • Konzepte für Verträge und Angebote erarbeiten und vorlegen
  • im Bereich Personalwesen mitwirken, bei der Personalauswahl und -einstellung assistieren
  • Kontakte zu LieferantInnen, Kundinnen/Kunden, GeschäftspartnerInnen, Kreditinstituten und Behörden pflegen
  • Betriebsbücher, Terminkalender, Personal-, Dienst- und Urlaubslisten, Datenbanken führen
  • Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen verschiedenster Branchen
  • Betriebe im Bereich Transport und Verkehr
  • Banken, Versicherungen, Finanzdienstleister
  • öffentliche Organisationen und Institutionen, Interessenvertretungen

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Bilanz Cash-Flow Controlling Human Resources Management (HRM) Management by Exception (MbE) Management by Objectives (MbO) Public Relations (PR) Qualitätsmanagement Workflow Workflow-Management

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