SekretärIn

Berufsbeschreibung

SekretärInnen schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und KollegInnen gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. SekretärInnen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen BesucherInnen und GeschäftspartnerInnen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.
Sie arbeiten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung eng mit Führungskräften (ManagerInnen, AbteilungsleiterInnen usw.) und mit den KollegInnen in der Abteilung zusammen und sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig.

SekretärInnen erledigen den anfallenden Schriftverkehr, bearbeiten Geschäftsunterlagen, treffen Terminvereinbarungen für ihre Vorgesetzten und führen den Terminkalender. Sie erstellen einfache Statistiken, ordnen die eingehende Post nach Dringlichkeit und Aufgabenbereich und beantworten diese nach Diktat oder Phonodiktat. Routineschreiben erledigen sie selbstständig. Sie legen die verschiedenen Geschäftsunterlagen nach einem Ordnungssystem ab und sorgen dafür, dass diese jederzeit zur Einsichtnahme verfügbar sind. Außerdem nehmen sie Telefongespräche entgegen, fertigen darüber Notizen an und leiten diese weiter.

Bei betriebsinternen Besprechungen oder geschäftlichen Verhandlungen führen sie  Protokoll. SekretärInnen empfangen und betreuen Besucher und nehmen bei größeren Einladungen die Pflichten des Gastgebers/der Gastgeberin wahr. Im Auftrag des/der Vorgesetzten führen sie Gespräche mit GeschäftspartnerInnen und treffen mit diesen Vereinbarungen. Sie leiten Aufträge des/der Vorgesetzten an KollegInnen und Abteilungen weiter und sind daher ein wichtiger Kommunikationsknotenpunkt für MitarbeiterInnen, Vorgesetzte und KundInnen. Weiters bereiten sie Sitzungen, Tagungen und Dienstreisen vor und nach.

SekretärInnen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, EDV-gestützte Karteien, Dateien und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen. Sie bedienen Computer und Internet sowie verschiedene Bürokommunikationsgeräte (z. B. Telefone, Fax-Geräte) und Büromaschinen wie z. B. Kopierer und Frankiermaschinen.

SekretärInnen arbeiten in Büros und Besprechungsräumen unterschiedlicher öffentlicher und privater Organisationen und Unternehmen. Sie arbeiten eng mit Führungskräften ( ManagerInnen, AbteilungsleiterInnen usw.) zusammen und sind in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung beschäftigt. SekretärInnen arbeiten alleine oder in Teams mit anderen Bürokräften und weiteren MitarbeiterInnen der verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zusammen. Häufig haben sie auch KundInnenkontakt.

  • Büroorganisation: Ablage- und Ordnungssysteme planen und organisieren
  • Sekretariatsarbeiten durchführen: ein- und ausgehende Post bearbeiten, Termine einteilen und koordinieren, Fristen überwachen usw.
  • interne Besprechungen und Besprechungen mit GeschäftspartnerInnen vorbereiten und Termine koordinieren
  • Berichte über den Verlauf von Verhandlungen und Besprechungen schreiben (protokollieren)
  • Dienstreisen für ihre Vorgesetzten planen und organisieren
  • Schriftverkehr unter Anwendung der elektronischen Datenverarbeitung durchführen, Diktate aufnehmen
  • Bestellungen für allgemeine Büromaterialien durchführen, Bestände kontrollieren

SekretärInnen sind in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung (Gewerbe-, Industrie-, Handelsbetriebe, Produktions- und Dienstleistungsunternehmen, öffentlicher Dienst) beschäftigt.

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration Betriebliches Rechnungswesen Briefing Cash Management Doppelte Buchhaltung Einnahme-Ausgaben-Rechnung Protokoll Stenographie

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