Berufsgruppe:
Büro / Handel / Finanzen
Arbeitsfeld: Büroklammer: Verwalten, Organisieren, Managen

Virtual Assistant (m./w./d.)

Berufsbeschreibung

Virtual Assistants (m./w./d.) sind kaufmännische Fachkräfte, die als Selbstständige in einem eigenen Büro (teilweise auch von zu Hause aus) für mehrere Auftraggeber*innen Büroarbeiten übernehmen. Im Unterschied zu Büroangestellte, die in einem Unternehmen angestellt sind und für dieses vor Ort tätig sind, betreuen Virtual Assistants (m./w./d.) immer mehrere Kund*innen. Dabei übernehmen sie weitgehend dieselben Aufgaben, die innerbetrieblich Büroangestellte oder Assistenzkräfte durchführen. Dazu gehören die Abwicklung von E-Mail- und Schriftverkehr,  Verwaltung und Pflege von Datenbeständen, Terminkoordination, die Kommunikation mit Kund*innen, Lieferant*innen, Ämtern und Behörden usw.

Bedingt durch die technischen Entwicklungen (Digitalisierung) und dadurch verbesserte Möglichkeiten im Home Office und des mobilen Arbeitens, ist der Beruf Virtual Assistant (m./w./d.) stark im Kommen. Unternehmen greifen zunehmend als Ergänzung zu den eigenen Bürokräften auf Virtual Assistants (m./w./d.) zurück, da diese je nach Arbeitsanfall flexibel und kostengünstig einsetzbar sind, da nur die klar vereinbarte Dienstleistung bezahlt wird.

Siehe auch die Berufe: Büroangestellter / Büroangestellte, Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf) oder Sekretär*in.

Virtual Assistants (m./w./d.) arbeiten als Selbstständige in eigenem Büro und häufig auch von zu Hause aus (Home Office). Im Unterschied zu Bürofachkräften, die für jeweils ein Unternehmen vor Ort arbeiten, bieten Virtual Assistants (m./w./d.) kaufmännische Aufgaben und Tätigkeiten als Dienstleistung an. Sie arbeiten für unterschiedliche Kund*innen/Auftraggeber*innen, mit denen sie jeweils einen bestimmten Leistungsumfang als Auftrag vereinbaren und für diesen bezahlt werden.

Für ihre Kund*innen führen sie allgemeine kaufmännische und administrative Aufgaben durch, wie z. B. Buchhaltung, Kostenrechnung, Datenverwaltung oder Content-Management. Darüber hinaus wickeln sie den Telefon- und E-Mailverkehr ab, schreiben Berichte, koordinieren Termine oder organisieren Geschäftstreffen, Tagungen und Dienstreisen. Im Prinzip können Virtual Assistants (m./w./d.) für ihre Kund*innen alle Aufgaben durchführen, die keine Präsenz vor Ort erfordern.

Virtual Assistants (m./w./d.) arbeiten eigenständig und eigenverantwortlich und stehen in engem Kontakt mit ihren Kund*innen und Auftraggeber*innen. Dabei handelt es sich in der Regel um private Unternehmen (seltener um öffentliche Institutionen).
Sie kommunizieren mit Geschäftspartner*innen, Kund*innen und Lieferant*innen, sowie mit Ämtern und Behörden. Sie leiten auch Informationen und Anweisungen von Managementpositionen an die Mitarbeiter*innen der betrieblichen Stellen weiter und bilden dabei einen wichtigen externen Kommunikationsknotenpunkt eines Unternehmens.

Virtual Assistants (m./w./d.) arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen mit Computer, Notebooks, Internet und verschiedenen Software-Programmen, Content-Management-Systemen, Datenbanken (z. B. für Kund*innen), digitalen Archiven und verwenden unterschiedliche Kommunikationsmöglichkeiten wie Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, Video- und Internettelefonie. Sie bedienen die verschiedenen Bürogeräte wie  Scanner, Kopiergeräte, Drucker, führen digitale Terminkalender, Datenbanken und benutzen diverses Büromaterial.

Virtual Assistants (m./w./d.) arbeiten selbstständig in eigenen Büros oder von Heimarbeitsplätzen (Home Office) aus. Sie haben engen Kontakt mit ihren Kund*innen und Auftraggeber*innen und kommunizieren mit deren Geschäftspartner*innen, Lieferant*innen sowie mit Ämtern und Behörden.

Als Selbstständige arbeiten Virtual Assistants (m./w./d.) grundsätzlich zeitlich flexibel. Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit betrieblichen Abteilungen sollten sie aber regelmäßig während der üblichen Bürozeiten erreichbar sein. Die gleichzeitige Arbeit für unterschiedliche Auftraggeber erfordert ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit.

  • allgemeine kaufmännische Aufgaben durchführen
  • mit betrieblichen Datenbanken und Content-Management-Systemen arbeiten
  • Buchhaltung und Kostenrechnung führen
  • Ablage- und Ordnungssysteme führen
  • Telefon- und Schriftverkehr durchführen
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen (Personalverrechnung) durchführen
  • Bestellungen durchführen
  • Kunden- und Mahnwesen: Zahlungseingänge prüfen, Mahnbriefe schreiben
  • Termine, Meetings, Geschäftstreffen und Dienstreisen einteilen und koordinieren
  • Geschäftstreffen, Tagungen, Dienstreisen etc. organisieren
  • Datenbanken führen, organisieren und aktualisieren

Virtual Assistants (m./w./d.) arbeiten ausschließlich selbstständig im Rahmen eines freien Gewerbes für unterschiedliche Auftraggeber*innen (Unternehmen und Organisationen.

Der Beruf Virtual Assistant (m./w./d.) ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

  • Büromanagement, Büro-Organisation
  • Planung, Organisation, Koordination
  • Management-Assistenz

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Betriebliches Rechnungswesen,  Big Data,  Bonität,  Break-Even-Point,  Cache,  Content Management System (CMS),  Customer Relationship Management,  Datenbank,  Risk-Management