VerwaltungsassistentIn (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

Berufsbeschreibung

VerwaltungsassistentInnen sind hauptsächlich im Administrationsbereich von Behörden und anderen öffentlichen Institutionen tätig. Zu ihren Aufgaben gehören die Erledigung des Posteingangs und -ausgangs, die Erstellung von Schriftstücken (z. B. Briefe, E-Mails, Protokolle) sowie die Betreuung von Kundinnen und Kunden. Auch das betriebliche  Rechnungswesen (z. B. Kalkulation, Buchhaltung) kann Teil ihres Aufgabenbereichs sein. Sie arbeiten gemeinsam mit ihren Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzten. In öffentlichen Institutionen (z. B. Ämtern und Behörden) haben sie direkten Kundenkontakt (Parteienverkehr).

VerwaltungsassistentInnen kümmern sich um den Einkauf von Büromaterial und Büroeinrichtungen, indem sie Angebote einholen, sie untereinander vergleichen und nach den günstigsten Einkaufskonditionen, Liefer- und Zahlungsbedingungen entscheiden.

Im Verwaltungsbereich organisieren sie Dienstreisen und Veranstaltungen sowie deren Abrechnung. Außerdem koordinieren sie Termine, Besprechungen und Sitzungen. Bei der Abwicklung der täglichen Büroarbeiten (z. B. Schrift- und Zahlungsverkehr, Ablagearbeiten, Posteingang und Postausgang) bedienen sich VerwaltungsassistentInnen moderner Bürokommunikationstechniken.

VerwaltungsassistentInnen arbeiten auch in der Buchhaltung und in der Lohn- und Gehaltsverrechnung mit. Ein weiterer wichtiger Tätigkeitsbereich ist die Betreuung und Information von BesucherInnen oder Kundinnen/Kunden (z. B. Auskunftserteilung über das Leistungsangebot, die Behandlung von Beschwerden). Fremdsprachenkenntnisse sind heute in diesem Beruf unerlässlich.

VerwaltungsassistentInnen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, EDV-gestützte Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen. Sie bedienen Computer, diverse Bürokommunikationsgeräte (z. B. Telefone, Fax-Geräte) und Büromaschinen wie z. B. Kopierer und Frankiermaschinen.

VerwaltungsassistentInnen arbeiten in Büro- und Kanzleiräumen hauptsächlich öffentlicher Institutionen. Sie arbeiten im Team mit Berufskolleginnen/-kollegen und Vorgesetzten, aber auch mit MitarbeiterInnen anderer Abteilungen (siehe z. B. Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf), Bürokaufmann/-frau (Lehrberuf), Amtsgehilfe/Amtsgehilfin, Verwaltungsfachbeamter/Verwaltungsfachbeamtin). Häufig haben VerwaltungsassistentInnen auch Kundenkontakt.

  • Verwaltungsassistenz - Zusammenarbeit mit Verwaltungsfachbeamten/Verwaltungsfachbeamtinnen
  • einfache Verwaltungsarbeiten eigenständig durchführen
  • Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
  • Bestände (Büroausstattung, Büromaterial usw.) beschaffen und führen
  • Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen
  • Korrespondenz durchführen; E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben
  • EDV und betriebliche Softwareprogramme anwenden
  • Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr durchführen
  • Termine für Vorgesetzte einteilen und koordinieren
  • Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen für Vorgesetzte vor- und nachbereiten
  • Parteienverkehr durchführen, Klientinnen/Klienten (Parteien) anmelden, informieren und betreuen
  • Öffentlicher Dienst (Verwaltungskörperschaften des Bundes, der Länder und der Gemeinden, z. B. Ministerien, Bezirksämter)
  • Öffentliche Institutionen wie z. B. Sozialversicherungen, Verbände, Einrichtungen des Gesundheitswesens, Finanzämter, Gerichte
  • öffentliche Universitäten und manchmal auch Schulen
  • teilweise auch Büros und Kanzleien freier Berufe (Hausverwaltungen, Rechtsanwalts-, Notariats-, Steuerberatungskanzleien, WirtschaftstreuhänderInnen, ArchitektInnen, ZiviltechnikerInnen)

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration ELDA Etat Kanzlei

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