Teamassistentinnen und -assistenten unterstützen Team-, Abteilungs- und Bereichsleiter*innen in ihren Aufgabengebieten und sind in Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche beschäftigt. Sie organisieren den reibungslosen Ablauf der Abteilung und erledigen administrative und organisatorische Tätigkeiten ebenso wie bereichsspezifische inhaltliche Arbeiten.
Zu den administrativen/organisatorischen Aufgaben von Teamassistentinnen und -assistenten gehören die Organisation und Koordination von Besprechungen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen. Sie bereiten Meetings organisatorisch und inhaltlich vor, sorgen z. B. dafür, dass alle Unterlagen und Materialien in ausreichender Zahl vorhanden sind und das technische Equipment funktioniert. Sie betreuen Geschäftspartner*innen und Teilnehmer*innen während der Meetings, führen das Protokoll und fassen die Ergebnisse zusammen. Teamassistentinnen und -assistenten führen die interne und externe Korrespondenz, verwalten E-Mails und leiten diese an die jeweiligen Empfänger*innen weiter, erstellen Präsentationen und Übersichten, kümmern sich um Spesen- und Reiseabrechnungen, erledigen die monatliche Honorarverrechnung, erstellen Mahnungen, verwalten Termine, führen die laufende Ablage und kümmern sich um die allgemeine Aktenpflege.
Die inhaltlichen Tätigkeiten sind je nach Branche weit gefächert und reichen von einfachen Assistenzarbeiten bis hin zur weitgehend selbstständigen Bearbeitung von Aufgabenbereichen. Zu typischen Aufgaben zählen vorbereitende Arbeiten für das Management und die Abteilungsleitung, wie das Erstellen von Berichten und Präsentationen, das Vorbereiten von Verträgen und Schriftstücken oder das Erfassen von Daten (z. B. Kunden- und Lieferantendaten). Sie unterstützen ihre Vorgesetzten im unternehmensinternen Reporting durch die Vorbereitung von Auswertungen und Analysen und Berechnung von Kennzahlen. Das eigenverantwortliche Betreuen von Mitarbeiter*innen, die Unterstützung bei der Mitarbeiterführung und Personalauswahl kann ebenso zu ihrem Tätigkeitsbereich gehören, wie die Mitarbeit bei Marketingaktivitäten oder im Rechnungswesen und Bereichscontrolling.
Dieser Beruf stellt oftmals den ersten Schritt für eine langfristige Karriere in leitender Funktion in allen wirtschaftlichen und kaufmännischen Bereichen eines Unternehmens dar.
