ProjektleiterIn

Andere Bezeichnung(en): ProjektmanagerIn

 

Berufsbeschreibung

ProjektleiterInnen leiten eigenverantwortlich Projekte und Projektteams in Unternehmen. Sie wirken angefangen von der Planung und Konzeption bis zur organisatorischen Durchführung der Projekte mit und beachten dabei die von der Geschäftsleitung vorgelegten Vorgaben und Ziele.

Zu ihren wichtigsten Aufgaben zählen Projektplanung,  Controlling, Einsatzplanung und Dokumentation, vor allem müssen ProjektleiterInnen auch in Stresssituationen, wie z. B. bei Termindruck, sich ändernden Rahmenbedingungen, Ausfall von MitarbeiterInnen und dergleichen den Überblick bewahren.

ProjektleiterInnen sind in Unternehmen und Organisationen aller Branchen tätig. Die Projektleitung stellt eigentlich einen betrieblichen Aufstieg dar, ist inzwischen in vielen Unternehmen aber so umfangreich und komplex geworden, dass daraus eigene Stellen entstanden sind. ProjektleiterInnen arbeiten im Team mit ihren ProjektmitarbeiterInnen und haben Kontakte zu den Fach- und Führungskräften der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.

ProjektleiterInnen arbeiten in Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche (wie z. B. Bau, IT, Elektrotechnik, Banken, Handel, Energie), in der öffentlichen Verwaltung, bei Verbänden, Kammern, Forschungseinrichtungen, Bildungs- und Beratungseinrichtungen und anderen Institutionen. Sie nehmen eine Schnittstellenfunktion zwischen den verschiedenen betrieblichen Abteilungen und der Geschäftsführung ein.

ProjektleiterInnen sind mit der Umsetzung von Projekten betraut und beherrschen die verschiedenen Methoden und Verfahren des Projektmanagements. Sie achten darauf, dass Rechtsvorschriften eingehalten und technische und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge berücksichtigt werden.

Im Bereich Wirtschaft und Handel betreuen sie z. B. die Entwicklung, Optimierung und Vermarktung von Produkten. Sie ermitteln Kundenwünsche und -anforderungen und arbeiten  Marketingstrategien aus. Dabei befassen sie sich mit dem Weg eines Produktes von der Idee bis ins Verkaufsregal oder sie betreuen Projekte zur Erschließung neuer Märkte und Vertriebswege. Projekte können aber zum Beispiel auch sein: neue Produktionsverfahren einführen, betriebliche Leistungsprozesse optimieren, Forschungs- und Entwicklungsprojekte umsetzen, neue IT-Systeme implementieren und vieles mehr.

Zu Beginn eines Projekts legen sie Projektziele,  Budget- und Zeitrahmen fest und definieren die einzelnen Projektschritte. In der nachfolgenden Planungsphase organisieren sie das Projektteam und stellen Aufgaben-, Kosten- und Terminpläne auf. Bei der Durchführung des Projekts achten sie vor allem darauf, dass die einzelnen Teilschritte des Projekts termingerecht erreicht werden und, dass das Projektbudget eingehalten wird. Auch die begleitende Qualitätssicherung spielt bei allen Projekten eine wichtige Rolle. Abschließend dokumentieren sie die Projektergebnisse, erstellen Projekt-Berichte und präsentieren sie der Geschäftsleitung bzw. den AuftraggeberInnen.

ProjektleiterInnen führen und motivieren die MitarbeiterInnen des Projektteams und vermitteln bei Konflikten im Projektteam. Sie kommunizieren inner- wie auch außerbetrieblich, in dem sie wichtige Netzwerkarbeit und Kontaktpflege leisten, Verhandlungen führen und Meetings und Besprechungen leiten bzw. an Meetings mit AuftraggeberInnen teilnehmen.

ProjektleiterInnen arbeiten mit Computer, Notebooks, Tablets, Office-Programmen (insb. Tabellenkalkulations- und Textverarbeitungsprogrammen) und spezieller Planungssoftware, mit  Datenbank- und Statistikprogrammen, aber auch mit alltäglichen Büroanwendungen usw. Sie führen Betriebsbücher und Geschäftsunterlagen, wie Budgetpläne, Personallisten, Besprechungsprotokolle, Memos, Zeitpläne, Projekt-Dokumentationen und Datenbanken.

Für die Kommunikation verwenden sie die üblichen Bürokommunikationsmittel wie Telefone, Mobiltelefone, Drucker,  Scanner und Kopierer, E-Mail sowie Intra- und Internet. Teammeetings mit räumlich getrennten oder internationalen Teams werden häufig auch über Telefon- und Webkonferenzen geführt. Zu Präsentationszwecken verwenden sie Präsentationssoftware (z. B. PowerPoint) und Beamer und andere Visualisierungs- und Präsentationshilfen, wie Bildschirme, Smartboards, aber durchaus auch noch traditionelle Flipcharts und Stifte und mitunter Simulationen und digitale Modelle.

ProjektleiterInnen arbeiten in der Regel in modern ausgestatteten Büros und Arbeitszimmern sowie in Besprechungs- und Konferenzräumen. Je nach Betrieb und Branche in der sie tätig sind können dazu auch Arbeitsorte wie Werkstätten, Fertigungshallen oder Labors sowie Arbeitsorte im Außendienst wie Baustellen zählen.

Sie arbeiten im Team mit den MitarbeiterInnen aus unterschiedlichen Unternehmensabteilungen sowie mit Bürokaufleuten (siehe Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf)), SekretärInnen und ManagementassistentInnen. Sie stehen in Kontakt mit ManagerInnen, GeschäftspartnerInnen und Kundinnen und Kunden, mit Behörden und je nach Unternehmen auch mit MedienvertreterInnen.

ProjektleiterInnen arbeiten viel vor Bildschirmen. Mehrarbeitszeiten und Überstunden gehören speziell in den heißen Phasen von Projekten, wenn Termine eingehalten werden müssen, zum Alltag. In internationalen Projekten müssen ProjektleiterInnen auch mit regelmäßigen Dienstreisen rechnen.

  • betriebliche Projekte planen, organisieren, durchführen und koordinieren
  • Projektteams übernehmen oder zusammenstellen
  • Meetings und Besprechungen durchführen und leiten, dabei Projektziele, Projektablauf usw. erläutern und besprechen
  • einzelne Projektschritte, Projektetappen und Teilleistungsziele definieren
  • ProjektmitarbeiterInnen einteilen und koordinieren
  • Terminpläne, Ablaufpläne, Kostenpläne usw. erarbeiten
  • Ablaufkontrolle, Kostenkontrolle, Terminkontrolle durchführen
  • Bilanzen, betriebliche Kennzahlen, wirtschaftliche Studien etc. lesen und verwenden
  • Projekt-Kennzahlen für die Geschäftsleitung aufbereiten und präsentieren
  • Industrie- und Gewerbebetriebe aller Wirtschaftsbereiche
  • Handels- und Dienstleistungsbetriebe, Verkehrsbetriebe
  • Banken und Versicherungen
  • Universitäten, Forschungsinstitute
  • Institutionen und Organisationen der öffentlichen Verwaltung
  • Non-Profit-Organisationen (NGOs), Nichtregierungsorganisationen (NGOs)

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