Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

English: Pharmaceutical trade assistance (Pharmaceutical trade assistant)

Berufsbeschreibung

Pharmazeutisch-kaufmännische Assistentinnen und Assistenten (kurz: PKA) unterstützen die Apotheker*innen bei der fachgerechten Versorgung ihrer Kundinnen und Kunden mit Arzneimitteln und anderen Produkten aus dem Warensortiment von Apotheken. Dabei kümmern sie sich um die kaufmännisch-organisatorische Seite des Apothekenbetriebes und assistieren bei der Kund*innenbetreuung. Sie überprüfen den Warenbestand, geben Bestellungen auf, übernehmen Lieferungen und achten auf die ordnungsgemäße Lagerung der Arzneimittel. Außerdem bearbeiten sie Rechnungen und Lieferscheine.
Im Verkauf beraten sie selbstständig Kundinnen und Kunden über Produkte wie z. B. über Anwendungsmöglichkeiten und Verwendung von Kosmetika, Tees, Pflegeprodukten und assistieren den Apotheker*innen bei der Herstellung und Abfüllung apothekenüblicher Arzneimittel und beim Verkauf.

Je nach Arbeitsplatz (Apotheke, pharmazeutischer Großhandel, Krankenhäuser) arbeiten sie gemeinsam mit Berufskolleginnen und -kollegen sowie mit weiteren Fachkräften (z. B. Apotheker*innen, Ärztinnen und Ärzten, Pharmareferent*innen).

Pharmazeutisch-kaufmännische Assistentinnen und Assistenten (PKA) sind sowohl für kaufmännische Tätigkeiten wie Bestellungen, Lagerwirtschaft, Abrechnungen und Schriftverkehr in einer Apotheke zuständig wie auch für die Unterstützung bei der Kund*innenberatung und im Verkauf und in der Herstellung von Arzneiformen.

Im Bereich Wareneinkauf und Lagerhaltung ermitteln die Pharmazeutisch-kaufmännischen Assistentinnen und Assistenten den Warenbedarf des Betriebes, holen Angebote von Großhändlern ein und bestellen die benötigten Waren. Sie überwachen die Einhaltung der Liefertermine, kontrollieren die gelieferten Waren und Lieferpapiere und führen bei Mängeln oder Transportschäden  Reklamation durch. Sie lagern die Apothekerwaren gemäß den gesetzlichen Lagerungsvorschriften (besonders wichtig bei empfindlichen Arzneimitteln) und führen regelmäßige Qualitätskontrollen an den gelagerten Produkten durch (z. B. Kontrolle der Ablauffristen). Nicht vorrätige Medikamente werden auf Kundenwunsch beim Großhandel angefordert und häufig noch am selben Tag angeliefert.

Im Verkauf assistieren sie den Apothekerinnen und Apothekern und informieren und beraten selbstständig Kundinnen und Kunden über Anwendungsmöglichkeiten und Verwendung beispielsweise von Kosmetika, Tees oder Pflegeprodukten. Bei der Abgabe von Medikamenten beachten sie genau ihre Abgabekompetenz sowie die jeweiligen Abgabebestimmungen und wissen, wie sie mit ärztlichen Rezepten und Verordnungen umgehen. Besonders wichtig ist es dabei zu wissen, wann sie ein Beratungsgespräch an den/die Apotheker*in übergeben müssen, weil es um medizinische Produkte und Anwendungen geht.

Pharmazeutisch-kaufmännischen Assistentinnen und Assistenten wirken außerdem bei der Gestaltung des Verkaufsraumes mit. Sie platzieren die Produkte in Regalen, auf Tischen und Verkaufsständern (z. B. Drehständer), dekorieren Auslagen und den Innenraum und überlegen sich dabei, auf welche Produkte man die Kundinnen und Kunden besonders aufmerksam machen möchte und wie diese gut zur Geltung kommen. Sie bringen Informationsplakate an und legen Werbe- und Informationsfolder aus. Im Büro arbeiten sie außerdem an der Buchhaltung und Kostenrechnung mit und unterstützen im Schriftverkehr, in der Abrechnung mit Krankenkassen, bei Preiskalkulationen und Inventuren.

Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich der Pharmazeutisch-kaufmännischen Assistentinnen und Assistenten sind Arbeiten im Labor sowie das Assistieren bei verschiedenen Apothekertätigkeiten. Beispielsweise helfen sie beim Zubereiten von Arzneimitteln (Arzneipulvermischungen, Teemischungen, Salben, Zäpfchen, Sirupe, Tinkturen, Tropfen usw.) mit, sie füllen Tinkturen in Flaschen ab, mischen Salben an oder stellen verschiedene Alkohollösungen, Pasten und Cremes her. Sie  sterilisieren und  desinfizieren diverse Werkzeuge, Geräte, Ampullen, Behälter und Flaschen mittels Dampfsterilisation oder mit speziellen  Chemikalien und reinigen medizinische Hilfsgeräte wie Apothekerwaagen und stellen deren Funktionen ein.

Bei allen Arbeiten achten sie besonders auf  Hygiene und Einhaltung der Sicherheitsvorschriften.

Pharmazeutisch-kaufmännische Assistentinnen und Assistenten hantieren mit verschiedenen pharmazeutischen Produkten und Waren wie z. B. Tabletten, Arzneipulvermischungen, Salben, Zäpfchen, Tinkturen, Tropfen, Teemischungen, Babynahrung und Kosmetikprodukte. Sie hantieren mit medizinischen Werkzeugen und Laborgeräten wie z. B. Ampullen, Reagenzgläser, Apothekerwaagen, Pinzetten oder Scheren, aber beispielsweise auch mit Blutdruckmessgeräten. Sie bedienen digitale Kassensysteme und für Verwaltungsarbeiten verwenden sie verschiedene Bürogeräte wie Computer, Laptops, Drucker und Kopiergeräte und Bürosoftware, Bestellprogramme, Lagerhaltungsprogramme und spezialisierte  Software für die Abrechnung mit Krankenkassen usw.

Wie in allen Handels- und Dienstleistungsbereichen ist die eigene Person ein wichtiges Arbeitsmittel für Pharmazeutisch-kaufmännische Assistentinnen und Assistenten. Freundlichkeit, sicheres und kompetentes Auftreten und hohe Kund*innenorientierung sind in diesem Beruf besonders wichtig.

Pharmazeutisch-kaufmännische Assistentinnen und Assistenten arbeiten in den Verkaufsräumen, Labors, Büros und Lagerräumen von Apotheken, Krankenhausapotheken oder pharmazeutischen Großhandelsbetrieben. Sie arbeiten im Team mit Berufskolleginnen und -kollegen, Apotheke*innen (siehe Apotheker*in) und weiteren Fachkräften und haben Kontakt zu Pharmareferent*innen, zu den Lieferanten des Pharmazeutischen Großhandels und zu den Kundinnen und Kunden der Apotheke. Wenn sie in Krankenhausapotheken arbeiten, haben sie außerdem Kontakt zu Ärztinnen und Ärzten (siehe Arzt / Ärztin) und anderen Kolleg*innen aus dem Gesundheitsbereich.

Wie in anderen Handelsberufen arbeiten PKA auch in Teilzeit und teilweise an Samstagen und am Abend. Im Handel arbeitet man viel im Stehen, was eine gewisse körperliche  Fitness erfordert.

Der Bereich Warenverkauf und Kund*innenberatung:

  • Apotheker*innen beim Verkauf apothekenpflichtiger Arzneimittel unterstützen
  • Kundinnen und Kunden über Eigenschaften, Verwendungsmöglichkeiten, sachgerechte Aufbewahrung und über Qualitäts- und Preisunterschiede der Waren informieren und beraten
  • nicht-rezeptpflichtige Apothekerwaren (z. B. Kindernahrung, Heilbehelfe, Körperpflegemittel, Tees) eigenständig verkaufen
  • Verkaufsräume und Schaufenster gestalten (Auslegen der Waren, Dekorationsarbeiten)

Der Bereich Labor:

  • den Apotheker*innen beim Zubereiten von Arzneien, wie z. B. Arzneipulvermischungen, Teemischungen, Salben, Zäpfchen, Tinkturen, Tropfen usw. assistieren
  • pharmazeutische Werkzeuge, Geräte, Ampullen, Behälter, Flaschen usw. mittels Dampfsterilisation, Reinigungsmittel und  Chemikalien reinigen und desinfizieren
  • Funktionen von Messgeräten, z. B. Apothekerwaagen, einstellen und kontrollieren

Der Bereich Wareneinkauf und Lagerung:

  • Warenbedarf des Betriebes ermitteln
  • gegebenenfalls Angebote von Lieferanten einholen
  • benötigte Waren bei Großhändlern bestellen
  • Lieferpapiere und Rechnungen kontrollieren, Zahlungen abwickeln
  • eingelangte Waren auf Mängel oder Transportschäden überprüfen
  • Arzneiwaren gemäß den Lagerungsvorschriften einlagern

Der Bereich Büro/Vertrieb und betriebliches  Rechnungswesen:

  • Telefon-, E-Mail- und Schriftverkehr (Bestellungen, Geschäftsbriefe usw.) durchführen
  • Postein- und -ausgang erledigen
  • Buchungsunterlagen (Lieferscheine, Rechnungen usw.) prüfen und ordnen
  • Rezepte mit den Krankenversicherungsträgern verrechnen
  • Zahlungsverkehr mit Lieferanten, Kundinnen und Kunden, Behörden, Kreditinstituten durchführen
  • bei der Kalkulation der Verkaufspreise der Waren mitwirken
  • regelmäßige Inventuren (Aufnahme des Warenbestandes) durchführen
  • Apotheken
  • Krankenhausapotheken
  • Einrichtungen des öffentlichen Gesundheitswesens
  • Betriebe des pharmazeutischen Großhandels

Der Beruf Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

  • Kund*innenberatung, Verkauf
  • Naturheilkunde, Homöopathie
  • Labor: Zubereitung, Mischung, Verpackung
  • Bestellwesen, Einkauf
  • Lager und Lagerlogistik
  • Hygiene, Sauberkeit und Qualitätsprüfung
  • Verkaufsraumgestaltung, Schaufensterdekoration

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Allergie - Allergene Defektur dispensieren Dosis Multi-Channel-System rezeptpflichtig sterilisieren

Interviews

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