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Europa AssistentIn

Andere Bezeichnung(en): Europa SekretärIn, European Executive Secretary

 

Berufsbeschreibung

Europa AssistentInnen sind Fachkräfte, die umfassende Sprachkenntnisse mit kaufmännischem und wirtschaftlichem Wissen verbinden. Ihre Tätigkeit ist auf der Ebene der Managementassistenz mit der von FremdsprachensekretärInnen und FremdsprachenkorrespondentInnen vergleichbar. Sie bearbeiten die fremdsprachige  Korrespondenz und führen fremdsprachige Telefonate. Europa AssistentInnen sind in Unternehmen beschäftigt, die Außenhandelsgeschäfte tätigen. Außerdem arbeiten sie im Verwaltungsbereich (öffentlicher Dienst) sowie bei internationalen Institutionen.

Die Europäische Union prägt zunehmend das Wirtschafts- und Berufsleben in unserem Land. Mit der Einführung des Euro und der Osterweiterung rückt Europa noch näher zusammen. Gefragt sind zunehmend umfassende Fremdsprachenkenntnisse und das Wissen über wirtschaftliche Zusammenhänge.

Europa AssistentInnen sind kaufmännische Fachkräfte, die grenzüberschreitende Geschäfte vorbereiten und durchführen. Die Beherrschung von mehreren Sprachen ist Voraussetzung in diesem Beruf. Die Hauptaufgabe der Europa AssistentInnen besteht in der Entlastung und Unterstützung des Managements u. a. durch selbstständige Leitung des Sekretariats. Ihre Arbeit ist vergleichbar mit der von ManagementassistentInnen oder FremdsprachensekretärInnen und FremdsprachenkorrespondentInnen.

Europa AssistentInnen bedienen sich moderner Informations- und Kommunikationsmitteln, wie sie in Sekretariaten üblich sind (Telefon, Mobiltelefon, Fax, Internet etc.). Sie arbeiten an einem Computer-Arbeitsplatz und verwenden übliche Bürosoftware. Via PC kommunizieren (E-Mail), planen (elektronische Kalender, Notes) und organisieren sie. Soweit erforderlich setzen sie fremdsprachliche Wörterbücher (bzw. entsprechende  Software) ein.

Europa AssistentInnen arbeiten vorwiegend in Büros und Konferenzräumen von Handels-, Dienstleistungs- und Industriebetrieben oder Verwaltungseinrichtungen. Je nach Aufgabenbereich stehen sie in Kontakt mit den MitarbeiterInnen von Handelsbetrieben im Ausland bzw. mit MitarbeiterInnen von Behörden. Sie arbeiten mit Führungskräften - ihren unmittelbaren Vorgesetzten - und anderen BüromitarbeiterInnen zusammen (siehe z. B. FremdsprachensekretärIn, Bürokaufmann/-frau (Lehrberuf), VerwaltungsassistentIn (Lehrberuf) oder SachbearbeiterIn).

  • allgemeine Sekretariatsarbeiten wie z. B. fremdsprachliche  Korrespondenz abwickeln, Telefonate in einer Fremdsprache führen
  • mit Führungskräften zusammenarbeiten
  • Dienstreisen planen und organisieren
  • die/den Vorgesetzte/n während deren/dessen Abwesenheit vertreten
  • Dolmetschertätigkeiten übernehmen
  • Konferenzen und Besprechungen planen und organisieren
  • für einen reibungslosen Ablauf der Konferenz bzw. Besprechung sorgen
  • KundInnen betreuen
  • Besprechungsprotokoll-Notizen führen
  • Kassenbücher führen, Statistiken führen und auswerten usw.
  • Beschäftigungsmöglichkeiten finden Europa AssistentInnen in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung (Gewerbe, Industrie, Handel, Produktion, Dienstleitungen, öffentlicher Dienst).

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration,  Diplomatie,  Public Relations (PR),  Vorstand