EinkäuferIn

Berufsbeschreibung

EinkäuferInnen erledigen alle anfallenden Tätigkeiten in Zusammenhang mit dem Einkauf von Waren, Materialien und Dienstleistungen eines Unternehmens die dort zur weiteren Verarbeitung oder zum Weiterverkauf benötigt werden. Sie beschaffen Informationen über Märkte und LieferantInnen, führen Angebotsvergleiche und Bestellungen durch, erledigen den Schriftverkehr etc. Der Einkauf nimmt oft eine Schlüsselfunktion innerhalb eines Betriebes ein und trägt maßgeblich zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens bei.

EinkäuferInnen arbeiten in mit Informations- und Kommunikationssystemen ausgestatteten Büroräumen, sind aber auch häufig unterwegs und besuchen Messen und LieferantInnen, führen Verhandlungen oder schließen Verträge ab. Sie arbeiten mit BerufskollegInnen zusammen und stehen in Kontakt mit GroßhändlerInnen, LieferantInnen oder MitarbeiterInnen von  Speditionen sowie Fachkräften der verschiedenen Abteilungen des eigenen Unternehmens.

Je nach Art und Größe des Unternehmens ergeben sich für EinkäuferInnen verschiedene Aufgaben- und Verantwortungsbereiche. Während in kleinen Unternehmen oder Dienstleistungsbetrieben mit geringem Materialaufwand oft nur ein/e EinkäuferIn beschäftigt ist, gibt es Branchen in denen der Einkauf über Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens entscheidet. So wird in einer Anwaltskanzlei der Einkauf nur eine sehr geringe Rolle spielen, dagegen wird in einem Unternehmen das z. B. Stahl herstellt, der Einkauf zu einer Schlüsselfunktion.

In Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens, wie dem Materiallager und dem technischen Büro ermitteln EinkäuferInnen den Warenbedarf für einen bestimmten Zeitraum. Sie erstellen Bedarfslisten, in welchen alle benötigten Materialien (je nach Betrieb: Handelswaren, Rohmaterialien, technische Geräte und Maschinen usw.) verzeichnet sind. Aufgrund der Beurteilung der verschiedenen Angebote und weiterer Betriebsdaten bewerten sie mit den Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen die LieferantInnen.

Aus den Angeboten und den Ergebnissen der LieferantInnenbeurteilung wählen sie in Absprache mit der jeweiligen Fachabteilung und der Geschäftsführung jenes aus, das in Qualität und Preis dem Bedarf des Unternehmens am besten entspricht. Gegebenenfalls suchen sie LieferantInnen auf und überzeugen sich davon, dass die Waren tatsächlich den Qualitätsbeschreibungen des Angebotes entsprechen. Sie schließen mit den Lieferfirmen Verträge ab und vereinbaren Liefertermine. Falls die bestellten Waren nicht frei Haus geliefert werden, organisieren sie den Transport der angekauften Produkte durch Vergabe von Aufträgen an SpediteurInnen. Beim Bezug ausländischer Waren beziehen EinkäuferInnen die geltenden Einfuhr- und Zollbestimmungen in die Kostenkalkulation ein. Sie berücksichtigen die Entwicklung der Wechselkurse und legen eventuell vertraglich einen fixen Umrechnungskurs fest.

EinkäuferInnen beauftragen die MitarbeiterInnen der Lagerverwaltung, Lagerräume für die sachgemäße Lagerung der angeforderten Waren vorzubereiten. Sie achten gegenüber den LieferantInnen auf die Einhaltung der Lieferfristen und gewährleisten so eine regelmäßige Versorgung des Unternehmens mit Materialien, die für den Produktions- und Fertigungsablauf bzw. den Verkauf notwendig sind und leisten somit ein wichtigen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens.

Siehe hierzu auch den Lehrberuf EinkäuferIn (Lehrberuf).

EinkäuferInnen arbeiten in mit modernen Informations- und Kommunikationssystemen (Telefon, Fax, Internet, E-Mail) ausgestatteten Büroräumen an Computerarbeitsplätzen. Sie arbeiten mit Textverarbeitungs- und Kalkulationssoftware mit LieferantInnenkarteien und Datenbanken. Sie verwenden die üblichen Büromaterialien, bearbeiten Zoll- und Frachtformulare, Angebote und hantieren mit Bestellformularen.

EinkäuferInnen arbeiten in Büroräumen und teilweise in Lagerräumen von Betrieben aller Wirtschaftsbereiche. Sie arbeiten gemeinsam mit BerufskollegInnen und Bürokaufleuten (siehe Bürokaufmann/-frau (Lehrberuf)) und mit KollegInnen aus nahezu allen Bereichen des Unternehmens wie Lager- und Materialwirtschaft (siehe z. B. Betriebslogistikkaufmann/-frau (Lehrberuf)), Produktion, Vertrieb, Verkauf und Finanzen. Sie haben Kontakt mit GroßhändlerInnen, LieferantInnen und MitarbeiterInnen von  Speditionen (siehe z. B. Speditionskaufmann/-frau (Lehrberuf), Speditionslogistik (Lehrberuf), SpediteurIn).

Um ständig auf dem Laufenden zu sein, besuchen EinkäuferInnen häufig Fachmessen, aber auch die verschiedenen Lieferanten vor Ort.

  • Informationen über verschiedene Angebote, LieferantInnen, Märkte usw. beschaffen, unter Inanspruchnahme moderner Informationstechnologien
  • Angebote von LieferantInnen einholen, sorgfältiges Vergleichen von Preisen, Liefer- und Zahlungsbedingungen und Qualitätsunterschieden, Angebote beurteilen
  • den Bedarf der einzelnen Abteilungen erheben, Bedarfslisten erstellen, benötigte Materialien wie Rohmaterialien, technische Geräte und Maschinen verzeichnen
  • LieferantInnenbeurteilung durchführen
  • Bestellungen von Materialien, Waren und Dienstleistungen vorbereiten und durchführen
  • LieferantInnen aufsuchen und Waren hinsichtlich Qualitätsbeschreibungen beurteilen
  • Zollbestimmungen, Liefer- und Zahlungsbedingungen beachten und gegebenenfalls verhandeln
  • Verträgen abschließen, Liefertermine und Lieferbedingungen vereinbaren
  • Lagerverwaltung durchführen
  • Liefertermine überwachen
  • sämtliche in diesem Zusammenhang anfallende Schriftverkehrsarbeiten erledigen
  • Vorbereitungsarbeiten für  Rechnungswesen und Kostenrechnung durchführen
  • strategische Maßnahmen, wie z. B. Lieferantenanzahl, Vergabestrategien, Make-or-Buy, Dual Sourcing, Standardisierung, Analyse des Mitbewerbs etc.
  • Produktions-, Dienstleistungs- und Handelsunternehmen aller Branchen

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 ABC-Analyse Business-to-Business Controlling E-Business Handelsmarke Label

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